Hyvät klubipresidentit ja -sihteerit, arvoisat rotarit

Kesä lähestyy loppuaan ja rotarytoiminta vilkastuu.

Olen käynnistänyt klubivierailuni ja saattanut todeta, että toiminta monessa klubissa on sangen vireää. Käymäni keskustelut klubien johtohenkilöiden ja jäsenten kanssa ovat olleet hyvin antoisia, samalla kun olen saattanut huomata, että monissa klubeissa tehdään sangen arvokasta työtä läheistemme auttamiseksi. Myös moni klubi on lähtenyt aktiivisesti lisäämään klubin jäsenmäärää, mikä onkin välttämätöntä toimintamme jatkuvuuden takaamiseksi.

Pyydän Teitä kuitenkin erityisesti kiinnittämään huomiota seuraaviin seikkoihin.
1. Läsnäolotilastot
Kuten tiedätte, jokaisen klubin tulee pitää läsnäolotilastoa viikkokokouksista, minkä lisäksi sihteerin tulee päivittää läsnäoloraportti Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään. Läsnäolotilasto osoittaa kuinka usein klubin jäsenet osallistuvat viikkokokouksiin ja antaa siten hyvän kuvan klubin johdolle siitä, miten hyvin klubi on onnistunut houkuttelemaan klubin jäsenet viikkokokouksiin. Jos läsnäolotilasto jatkuvasti osoittaa alhaisia lukuja on varmasti paikallaan selvittää, tulisiko klubin viikkokokousjärjestelyihin tai ohjelmaan tehdä muutoksia.
Ongelmaksi on muodostunut, että jopa puolet piirimme klubeista jättävät ilmoittamatta klubien läsnäoloraportit Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän kautta. Toivottavasti tämä ei johdu siitä, että läsnäolotilastoa ei pidetä viikkokokouksissa, vaan pikemminkin siitä, että ilmoitukset jäävät epähuomiossa tekemättä. Koska läsnäolotilastot antavat tärkeää tietoa sekä klubeille että piirillemme, kehotan kaikkia klubeja jotka eivät ilmoita läsnäoloraporttia, ilmoittamaan jatkossa kunkin kuukauden 15 päivään mennessä klubin läsnäoloraportit edelliseltä kuukaudelta Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän kautta.

Närvarostatistik
Det har visat sig att flera klubbar låter bli att fylla i och skicka in klubbarnas närvarostatistik till Finlands Rotarys medlemsregistersystem. Närvarostatistiken visar hur klubbens medlemmar trivs på veckomötena och är således av stor betydelse vid planeringen av veckomötena. Såframt ni inte regelbundet skickar in närvarostatistiken till FR:s medlemsregistersystem uppmanar jag er att i fortsättningen tillställa FR:s medlemsregistersystem er klubbs närvarostatistik. Närvarouppgifterna rapporteras till Rotarykansliet senast den 15 dagen i följande månad genom, att använda Finlands Rotarys medlemsregistersystem

2. Governorin valinta
Piirimme governorina toimii rotaryvuonna 2012–2013 DGE Harry Hedman (Munkkiniemi-Munksnäs) ja vuonna 2013–2014 DGN Ilkka Torstila (Helsinki-Finlandia Hall). Heidän jälkeensä piirimme tarvitsee uuden governorin ja pyydänkin klubeja tekemään ehdotuksia piirin governoriksi rotaryvuodelle 2014–2015 tämän kuukusikirjeen liitteenä olevalla lomakkeella.

Asianmukaisesti täytetty lomake mahdollisine liitteineen tulee lähettää minulle suljetussa kirjekuoressa niin, että se on hallussani viimeistään 1.11.2011 klo 16.00. Kirjekuoreen on merkittävä ”Governor 2014–2015”. Määräajan jälkeen saapuneita ehdotuksia ei huomioida.

Förslag till val av governor för rotaryåret 2014–2015 skall tillställas governor senast 1.11.2011 kl. 16.00 i enlighet med de direktiv som ges i bifogade an-sökningsblankett.

3. Piirin yksinkertaistettujen apurahojen hakeminen
Klubeilla on mahdollisuus hakea apurahoja ns. District Simplified Grants -varoista käytettäviksi paikallisiin humanitaarisiin projekteihin. Hakemukset tulee lähettää DRFCC Tapani Peltoselle, tapani.peltonen(at)kontino.fi 15.10.2011 mennessä. Avustuksen saaja sitoutuu antamaan toteutetusta projektista raportin, jonka koosteen piirin säätiökomitea on velvollinen toimittamaan edelleen Rotarysäätiölle

Ansökningar om bidrag för lokala välgörenhetsprojekt skall senast 15.10.2011 tillställas Tapani Peltonen.

4. Mahdollisuus osallistua kahteen Matching Grant -projektiin
Suomen Rotary Lääkäripankki valmistelee kahta MG projektia, johon piirimme klubit voivat osallistua rahoittajina. Kyseessä ovat leikkaussali välineiden kerääminen ja kuljettaminen Ruandaan Butareen yliopistolliseen sairaalaan ja Ilembulan sairaalaan Tansaniaan.
Pyydän kiinnostuneita tutustumaan tähän kuukausikirjeeseen liitettyyn Kari Tallbergin laatimaan selvitykseen projekteista.

5.END POLIO NOW -työryhmän alullesaattama keräys
PDG Kari Kontula on lähettänyt piirimme presidenteille ja sihteereille sähköpostiviestin, jossa hän kertoo mm lipaskeräyksestä, joka on tarkoitus toteuttaa 24.10.2011 ja jolla kerätään varoja polion vastaiseen työhön.
Kuten olen todennut aiemmin polion hävittäminen maailmasta on Rotaryn tärkein humanitaarinen tavoite tulevina vuosina ja työ tämän tavoitteen saavuttamiseksi kannatettavaa. Klubit tekevät itse päätöksen osallistumisesta END POLIO NOW työryhmän alullepanemaan keräykseen. Klubien tulee varautua siihen, että klubit joutuvat itse kantamaan lipaskeräyksestä syntyvät kulut. Oma piirimme ei ole anonut PR Grantia tähän tarkoitukseen.
Kari Kontulan kirje ei sido klubeja osallistumaan keräykseen, eikä klubien tarvitse ryhtyä mihinkään erityisiin toimenpiteisiin, jolleivät klubit halua osallistua keräykseen.

END POLIO NOW arbetsgruppen stöder våra klubbar vid genomförandet av en penninginsamling 24.10.2011. Kari Kontulas e-post meddelande till klubbarnas presidenter och sekreterare förbinder inte klubbarna till att delta i insamlingen och klubbarna behöver inte vidta några speciella åtgärder om klubbarna besluter att inte delta i insamlingen.

6. Piirikokous 2.10.2011
Piirikonferenssin yhteydessä pidetään piirimme piirikokous ja Suomen Rotarypiirin nro 1420 ry:n vuosikokous. Piirikokouksen ja vuosikokouksen esityslista on tämän kuukausikirjeen liitteenä.

Jokaisen piiriin kuuluvan klubin tulee valita, valtuuttaa ja lähettää piiri-konferenssiin vähintään yksi valitsija. Jos klubissa on enintään 37 jäsentä klubilla on oikeus yhteen valitsijaan. Jos klubilla on 38–62 jäsentä klubilla on oikeus kahteen valitsijaan ja 63–87 jäsenen klubilla kolmeen valitsijaan. Jäsenistön määrä lasketaan viimeisimmän puolivuotisraportin mukaisen jäsenluvun mukaan. Valitsijan on oltava läsnä piirikokouksessa voidakseen äänestää ja hänen tulee ennen piirikokousta esitää klubin presidentin ja sihteerin allekirjoittama valtakirja. Tarkemmat määräykset löytyvät RI:n säännöistä artikla 15.050.

Virolaiset klubit voivat kuitenkin valtuuttaa yhden henkilön edustamaan klubeja piirikonferenssissa, jolloin tämä henkilö toimii kyseisten klubien valitsijana.

Distriktskonferensens distriktsmöte hålls 2.11.2011 enligt bifogade föredragningslista. Varje klubb har rätt att utse delegater till distriktsmötet i enlighet med RI:s stadgar, artikel 15.050. Varje delegat skall förete en fullmakt undertecknad av klubbens president och sekreterare före distriktsmötet.

Rotarydollari
Suoritettaessa maksuja RI:lle taikka Rotarysäätiölle dollarin kurssi on 0,70.

Parhain terveisin, med bästa hälsning
Mikael Kietz
DG 2011-2012